به مقداری کمی پول نقد که برای هزینه های کوچک روزمره استفاده می شود، تنخواه گردان می گویند و این تنخواه گردان معمولا مسئولی دارد که این تنخواه مستقیما توسط او خرج می شود و در ازای هزینه ای که از تنخواه بر می دارد، رسید های هزینه را در صندوق تنخواه گردان، قرار می دهد. اکثر شرکت های کوچک و بزرگ تنخواه گردانی دارند و بنا به هزینه هایی که به صورت روزمره انجام می دهند، مبلغ تنخواه متفاوتی دارند. در واقع مبلغ تنخواه بر اساس تجزیه و تحلیل ها و نیازهای شرکت در نظر گرفته می شود.
فرم تنخواه
تعداد هزینه های روزانه سازمان های بزرگ و کوچک بسیار زیاد می باشد و ورود این اطلاعات باعث اتلاف وقت حسابداران می شود، به همین دلیل تنخواه گردان شکل گرفته است. تنخواه گردان، مبلغ کمی پول است که یک شرکت برای هزینه های کوچک شرکت، در نظر می گیرد تا میزان پردازش های مالی و درخواست چک شرکت را کاهش دهد. مبلغ تنخواه در هنگام تاسیس تنخواه، در یک حساب دارایی جاری تحت عنوان، تنخواه نقد ثبت می گردد. به طور مثال، نمونه ای از هزینه های تنخواه هزینه پستی ۱۰ هزار تومانی می باشد که از حساب تنخواه شرکت پرداخت شده و در نهایت در هنگام پر کردن صندوق تنخواه، در حساب کاربری عمومی ثبت می شود.
در واقع می توان گفت که هدف از صندوق تنخواه، تامین اعتبار کافی برای تامین مخارج جزئی شرکت می باشد. هدف این است که کارکنان و کارمندان شرکت برای هزینه های کم، عموما کمتر از ۲۵ دلار مانند کرایه تاکسی، هزینه های پستی و لوازم اداری و … از آن استفاده نمایند. مسئولان تنخواه، وظیفه حفاظت از صندوق تنخواه و حفظ رسیدها و سوابق آن را برعهده دارند.
تنخواه باید در یک مکان امن، با دسترسی کنترل شده نگهداری شود.
فرم هایی برای این منظور طراحی شده اند ولی هر شرکت بنا به خواست و نیاز خود می تواند فرمی را برای تنخواه گردانی طراحی نموده و استفاده نماید. در فرم های تنخواه گردان، عموما مبلغ و شرح پرداخت ذکر می شود و شماره رسید و جزئیات مربوط به آن در فرم ثبت می گردد. بخش هایی مربوط به حسابداری نیز در فرم گنجانده می شوند و محلی برای امضا و تایید نیز قرار داده می شود.
تنخواه گردان در حسابداری
روند حسابداری در تنخواه گردانی، به این صورت است که بعد از پایان دوره مالی و استفاده از تنخواه، باقی مانده پول شمرده می شود. سپس رسید ها به طور کامل بررسی و تایید می شوند. هر رسید به عنوان یک برداشت از صندوق تنخواه ثبت می گردد. مانده به علاوه هزینه های که رسید دارند باید با تراز اولیه که از دوره قبل انجام شده برابر باشد. هنگامی که اختلاف حساب رخ می دهد، به بررسی های بیشتری نیاز می باشد. این امر می تواند شامل بررسی افرادی باشد که به بودجه دسترسی داشته اند. و باید به دنبال رسیدهای مفقود شده و باز پرداخت های بدون سند باشید.
پول نقد، یک دارایی فعلی محسوب می شود و باید به عنوان بدهی در ترازنامه شرکت ثبت گردد. برای تامین اعتبار اولیه یک حساب تنخواه گردان، حسابدار باید چکی به مبلغی را که برای پول نقد تنخواه گردان در نظر گرفته شده را بنویسد و سپس چک را در بانک شرکت واریز نماید.
تفاوت تنخواه گردان و حسابداری
تفاوت های اساسی در میان تنخواه گردانی و حسابداری وجود دارد که در کسب و کار باید به این تفاوت ها علم کاملی داشته باشیم. اساسی ترین تفاوتی که برای این دو مقوله می توان در نظر گرفت این است که تنخواه گردانی تنها بخشی از حسابداری و به عنوان زیر مجموعه ای از حسابداری در نظر گرفته می شود. در واقع حسابداری گستره بیشتری از امور مالی را به خود اختصاص می دهد و تنخواه گردان شخصی است که فعالیتی محدود تر و تحت نظر حسابدار خواهد داشت.
انواع خدمات حسابداری برای کسب و کار‌ها
انواع تنخواه گردان
تنخواه گردان براساس نوع پرداخت تنخواه به تنخواه دار متفاوت می باشد. می توان تنخواه گردانی را به دو نوع تنخواه گردانی ثابت و تنخواه گردانی متغییر تقسیم نمود. تنخواه گردانی متغییر، به این معنی است که هرگاه درخواستی از جانب تنخواه دار ارائه شود، مدیر امور مالی، با توجه به میزان درخواست و با تایید مدیرعامل، مبلغ را در اختیار تنخواه دار قرار می دهد. در تنخواه گردانی ثابت، در هر دوره زمانی از پیش تعیین شده، تنخواه دار باید رسید ها و صورت خلاصه تنخواه را تنظیم نموده و به مدیر امور مالی ارائه کند و سپس برای دوره بعدی خود، تنخواه را دریافت نماید.
انواع دیگر تنخواه گردانی را می توان به تنخواه گردانی تعهدی و تنخواه گردانی نقدی تقسیم نمود، این نوع تقسیم بندی براساس ارائه مبلغی در ازای هزینه ها می باشد. اگر مبلغی پرداخت شود، تنخواه گردانی نقدی و اگر بنا بر تعهد در برابر سند و یا نسخه هیچ مبلغی پرداخت نشود، این تنخواه گردانی، تعهدی محسوب می شود.
انواع تنخواه گردانی دیگری هم موجود می باشد، از جمله تنخواه گردانی اصلی و فرعی، که در این زمینه فرد تنخواه گردان، یا تنخواه دار مورد نظر می باشد.
فرم تسویه تنخواه
تنخواه داران هنگام تسویه مبلغ تنخواه، از فرمی به نام فرم تسویه تنخواه استفاده می کنند. این فرم برای خلاصه تنخواه طراحی شده است و بنا به شرایط، نیاز و سلیقه شرکت قابل طراحی می باشد و از استاندارد خاصی پیروی نمی کند.
به طور معمول این فرم شامل، نام مسئول، تاریخ تنخواه، مبلغ کل تنخواه، شرح پرداخت ها و شماره رسید ها و پیوست ها می باشد. فرم های آماده در اینترنت به صورت از پیش طراحی شده موجود هستند و می توانید از آن ها استفاده نمایید و در صورت نیاز تغییراتی در آن ها ایجاد نمایید.
مقررات استفاده از تنخواه گردان
تنخواه گردان، سیاستی است که شرکت ها برای مدیریت وجود نقدی خرد در نظر گرفته اند. هر تنخواه گردان، نیاز به یک مسئول دارد که مخارج را مدیریت کرده و اسناد و رسیدها را نگهداری نماید. این فرد معمولا رئیس حسابداری یا شخصی معادل آن می باشد که به آن فرد تنخواه دار گفته می شود. هرجا که امکان دارد باید از روش های دیگر پرداخت همچون پی کارت استفاده نمود.
تنخواه روشی مناسب برای پرداخت هزینه های کوچک فراهم می کند، اما نگهداری پول نقد در دفتر، خطر سوء استفاده یا سرقت را به همراه دارد. در اینجا به خط مشی های مناسب برای جلوگیری از این وقایع اشاره می نماییم:
- توجه داشته باشید که استفاده از تنخواه فقط برای مواقعی است که از سایر روش های پرداخت نمی توان استفاده کرد. صندوق تنخواه نباید برای پرداخت حقوق یا دستمزد و امثالهم مورد استفاده قرار گیرد.
- واحدهای تجاری باید نیازهای تجاری خود را ارزیابی کرده و حساب تنخواه خود را به کمترین مقدار که پاسخگوی نیازهایشان است، محدود کنند.
- فرم ایجاد یک صندوق تنخواه، باید توسط رئیس مالی امضا شود و سپس اعتبارات به آن تعلق گیرد.
- مسئول صندوق تنخواه، وظیفه دارد که پس از اتمام موجودی صندوق تنخواه، حساب را دوباره پر کند. دوباره پر کردن با بررسی رسیدها، باید حداقل به صورت دوره ای انجام گیرد.
- نیاز سالانه به تنخواه باید حداقل یک بار در سال ارزیابی گردد. باید بررسی شود که آیا هنوز به حساب تنخواه برای تامین نیازها احتیاج هست یا اینکه روش های دیگر پرداخت می توانند جایگزین گردند.
- هنگامی که مبلغ پرداختی از صندوق تنخواه برداشته می شود، رسید آن باید در صندوق تنخواه قرار گیرد. در رسید باید میزان و ماهیت هزینه مشخص شده باشد. رسید ها به علاوه باقیمانده پول نقد موجود در صندوق، مساوی مبلغی است که از ابتدا در صندوق قرار داشته است.
- پس از اینکه هزینه ها انجام شد، پول نقد موجود در صندوق تنخواه به اتمام می رسد و این صندوق نیاز دارد که مجددا پر شود. در این هنگام تمام رسیدها، به عنوان هزینه در ثبت می گردند.
در نهایت به صاحبان شرکت پیشنهاد می شود که هزینه های روزمره و کوچک خود را به درستی ارزیابی کنند و در ازای آن مبلغ تنخواه اختصاص دهند. این مبلغ نباید آنقدر بزرگ باشد که کارکنان را وسوسه کند و نه آنقدر کوچک باشد که مدام صندوق تنخواه خالی شود و نیاز به پر کردن آن به طور مرتب باشد.
درضمن به کارکنان خود دقیقا شرح دهید که مبلغ تنخواه را به چه میزان و در چه زمینه هایی می توانند مصرف کنند. شما باید با تجزیه و تحلیل و بررسی های کامل میزان تنخواه خود را در نظر بگیرید. در نظر گرفتن میزان مناسبی از تنخواه به شما کمک می نماید تا در امور مالی خود موفقیت بیشتری را کسب نمایید.