نرم افزار خزانه داری
نرم افزار خزانه داری بخشی از خدمات حسابداری محسوب می‌شود. کلمه «خزانه» در این نرم افزار به معنی صندوق یا جایگاهی است که اموال نقدی و غیر نقدی در آن ذخیره می‌گردد. قطعاً در قدیم نیز برای کنترل نقدینگی و خبر از وجوه پرداختی بر این خزانه‌ها نظارت می‌شده است.
اکنون بخشی از امور حسابداری با نام نرم افزار خزانه داری برای اطلاع از وضعیت پرداخت و دریافت امور مالی به کار گرفته می‌شود. این نرم افزار جزء نرم افزارهای مالی و حسابداری به حساب می‌آید. مدیران با دارا بودن این نرم افزار می‌توانند از موجودی بانک ها، گردش حساب، کلیه چک‌های دریافتی و پرداختی و … اطلاع داشته باشند.
نرم افزار خزانه داری آنلاین
«نرم افزار خزانه داری آنلاین» برای شرکت‌ها یک ویژگی مثبت به حساب می‌آید. چون امکانات جدیدی را برای آن‌ها فراهم می‌کند. بسیاری از شرکت و موسسات به دنبال بهره مندی از این نرم افزار آنلاین هستند، چون با این نرم افزارها می‌توانند خدمات زیادی را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام دهند. ضمن اینکه به موارد و قابلیت‌های بیشتری دسترسی داشته باشند.
این قابلیت ها، برطرف کننده مشکلات مالی شرکت‌ها هستند. نمونه آنلاین این نرم افزارها به شکل آنی اطلاعاتی را پیرامون اسناد پرداختی و دریافتی، تراکنش‌های مالی، میزان هزینه‌ها و نقدینگی و … به صاحبان سرمایه ارائه می‌نماید. ضمن اینکه امکان استفاده از قابلیت‌های این نرم افزار را در مکان و زمان‌های مختلف با سازمان و شرکت‌های دیگر فراهم خواهد کرد. این ویژگی نیز در خدمات حسابداری قابل تأمل می‌باشد.
مزایای استفاده از نرم افزار خزانه داری
نرم افزار خزانه داری اطلاعات جامع و کاملی به مدیران شرکت و موسسات ارائه می‌کند. این اطلاعات یکپارچه به مدیران در اتخاذ تصمیمات مالی کمک می‌نماید. تقریباً در تمام معاملات شرکتی، اطلاع از وضعیت چک ها، نقدینگی، وضعیت وام و … اهمیت دارد. وجود یک نرم افزار جامع، گزینه مناسبی برای در اختیار قرار دادن چنین اطلاعاتی می‌باشد.
با کسب این اطلاعات می‌توان از وجوه پرداختی و دریافتی شرکت آگاهی یافت. کلیه تراکنش و گردش‌های مالی را کنترل نمود و از وضعیت نقدینگی شرکت اطلاعات به روز داشت. همچنین صاحبان سرمایه نیز می‌دانند چه میزان اعتبار مالی باید به فعالیت‌های جاری یا آتی شرکت اختصاص دهند.
یکی دیگر از مزیت‌های فوق العاده نرم افزار خزانه داری این است که می‌توان جزئیات اسناد پرداختی و دریافتی را پیگیری نمود. عملیاتی چون واگذاری، دریافت سند و … با این نرم افزار قابل پیگیری است. کلیه حواله‌های انجام شده در بانک و صندوق‌ها قابل بررسی است.
از این انتقالات و کلیه خدمات ارائه شده در امور مالی می‌توان اقدام به ارائه گزارش نمود. بسیاری از مدیران با تکیه بر این گزارش‌ها اقدام به تصمیم گیری مالی و اقتصادی می‌نمایند.
امکانات نرم افزار خزانه داری
- امکان ثبت و رویت چاپی اسناد دریافتی و امور واگذاری را فراهم می کند و با آن می‌توان دستور پرداخت را صادر کرد.
- در این نرم افزار می‌توان شعب مختلف بانکی، میزان هزینه و درآمد، انواع چک، شماره سریال ثبتی برای چک صادر شده به شکل خودکار و ... را فراهم نمود.
- بر روی چک‌های واگذاری و دریافتی، امکان انجام عملیات و شرایط جست و جوی کامل در کمترین زمان ممکن وجود دارد.
- اعتبار طرف حساب در زمان ثبت چک از نظر وضعیت چک‌های پاس نشده و مبالغ فقره چک‌ها قابل پیگیری است.
- برای بخش‌های سازمانی می‌توان کدینگ تعریف نمود.
- پرداخت و دریافت در اشکال مختلف حواله، چک و نقد را ثبت می‌نماید.
- زمانی که چک مشتریان با سوء پیشینه مالی ثبت می‌شود، لیست سیاه هشدار می‌دهد(امکان طراحی لیست سیاه).
- چک‌های پرداختی و دریافتی را می‌توان بر روی چک‌های مرسوم ثبت و چاپ کرد.
- طراحی چاپ چک و تغییر در آن
- توانایی جست و جو در انتقالات بانک به بانک
- توانایی هشدار برای سر رسید اسناد دریافتی و پرداختی با در نظر گرفتن بازه زمانی
- معاوضه و جایگزین کردن اسناد به ازای چک‌های برگشتی
- چند صندوق و سطوح مختلف دسترسی مربوط به هر کدام را تعریف می‌کند.
- توانایی جست و جو برای درآمد و هزینه
- ارائه اقدامات بعدی روی چک (این اقدامات با توجه به مرحله ثبت چک ارائه می‌گردد)
- توانایی جست و جو برای پرداخت و دریافت نقدی فراهم می‌شود.
- اطلاع از واریز به حساب جاری و دریافت از حساب
- برای چک‌های واگذاری و دریافتی می‌توان دیسکت بانک تهیه نمود.
- کدهای حسابداری به انواع چک و مراحل مختلف آن به شکل اتومات تخصیص داده می‌شود.
- انجام امور مربوط به اختلاف گیری بانکی
- گروه بندی پرداخت‌ها و دریافت‌ها و امکان ارائه گزارش‌های مرتبط با آن ها
چگونگی دسته بندی دریافت‌ها و پرداخت‌ها و تهیه گزارش‌های مربوط
این امکان از مهم‌ترین مزیت‌های نرم افزار خزانه داری می‌باشد. با این ویژگی به کلیه حساب‌ها نظم و ترتیب داده می‌شود. به عنوان مثال دریافت‌ها و پرداخت‌های کلی و جزئی شرکت به خوبی ارائه می‌شوند و دارای ترتیب هستند. همچنین وجوه پرداختی و دریافتی حساب‌های شخصی مشتریان و سایر تامین کنندگان نیز نمایش داده می‌شود. تمام این حساب‌ها به خوبی دسته بندی شده اند. البته این حساب‌ها پیش از این دسته بندی، در گروه اصلی خود جای می‌گیرند.
این روند برای سهولت در کار مدیران و جلوگیری از سردرگمی‌های شرکت ضروری و مهم به نظر می‌رسد. قطعاً بیشتر مدیران برای بهبود روند کاری خود به قابلیت‌های بیشتری در نرم افزارها نیازمند هستند. این موضوع باعث می‌شود آن‌ها به امکانات نرم افزاری توجه داشته باشند. گزارش‌های ارائه شده از کلیه وجوه پرداختی و دریافتی از دیگر مزیت‌های مهم نرم افزار خزانه داری است. وجود این گزارش‌ها در حکم شریان‌های اصلی برای شرکت یا سازمان می‌باشد. با این دسته بندی دقیق و منسجم با کسری بودجه و یا معاملات نا به هنگام در سیستم مالی شرکت مواجه نخواهید شد. اطلاع از وضعیت صندوق، گردش حساب، وضعیت بدهی و بستانکاری، جا به جایی‌های آنلاین و … ساده‌ترین و پیش پاافتاده‌ترین خدمات این نرم افزار در حسابداری است.
بررسی امکان جایگزینی اسناد بابت چک برگشتی در نرم افزار خزانه داری
یکی از توانایی‌های حائز اهمیت در نرم افزار خزانه داری این است که در این نرم افزار امکاناتی نظیر جایگزینی اسناد به ازای چک برگشتی برای کاربر تعریف شده است.
در این معاوضه، سند در ازای چک برگشت خورده ثبت و برای جبران کسری لحاظ می‌گردد. این اسناد شامل سفته، چک و … می‌شود. این موضوع نیز برای بیشتر شرکت‌ها اهمیت دارد. چون بیشتر آن‌ها گاهی تمایل دارند از اسناد به جای چک‌های برگشتی کمک بگیرند.
این قابلیت برای شرکت‌ها بسیار سودمند بوده و همچنین به افرادی که تمایل دارند در ازای چک برگشتی از اسناد بهره مند گردند، کمک خواهد کرد. وجود چنین امتیازاتی باعث شده بسیاری از حسابداران برای ارائه خدمات بهتر به شرکت‌های مربوطه، این نرم افزارها را پیشنهاد نمایند. وجود توانایی و آپشن‌های مختلف در بخش‌های مختلف نرم افزار سبب سرعت در امور مالی و اقتصادی می‌شود.