این دسته بندی ها به صورت گام به گام مدیران را در جریان نتیجه اقتصادی فعالیت ها قرار داده و با افزایش آگاهی، ریسک سرمایه گذاران را کاهش می دهد.
طبقه بندی حسابها در حسابداری
اطلاعات اولیه مالی شامل دریافت ها، پرداخت ها و هزینه ها توسط افراد عادی قابل درک و استفاده نیستند، علم حسابداری این اطلاعات را به داده های قابل فهم برای افراد ذینفع تبدیل می نماید. به همین دلیل است که به حسابداری زبان تجارت نیز گفته می شود.
علم حسابداری، داده های مالی خام را دریافت می کند و آنها را در گروه های مختلف دسته بندی می نمایند. این گروه بندی به طور معمول در همه جا یکسان است. البته داشتن تفاوت های جزئی دور از ذهن نیست.
حسابداری انواع مختلفی مانند حسابداری صنعتی، حسابرسی، دولتی و … مهمتر از همه مالی دارد. حسابداری مالی بانام حسابداری عمومی نیز شناخته می شود.
در حسابداری مالی حسابدار اطلاعات را دریافت و طبقه بندی نموده و در چارچوب تعیین شده ثبت می نماید، خلاصه ی اطلاعات به صورت گزارش های مالی ارائه می شود. نتیجه حاصل از این طبقه بندی و خلاصه سازی مبنای تصمیم گیری افراد مختلف از جمله سرمایه گذاران و مدیران خواهدبود.
مهمترین این دسته بندی ها شامل حساب کل، حساب معین و حساب های تفضیلی است. که هرکدام انتقال اطلاعات مالی و درک آن توسط مخاطب را آسانتر می نماید. در اصلاح به این نوع دسته بندی کدینگ حسابداری گفته می شود.
حساب کل همانطور که از نام آن برمی آید شامل سرفصل های کلی مثل هزینه و درآمد و… حساب معین شامل توضیح کوتاه در مورد حساب کل و حساب تفضیلی شامل شرح اسامی و جزئیات مربوط به حساب معین می باشد که معمولا استفاده درون سازمانی دارد.
هر آنچه که باید درباره حسابداری مالی بدانید
چرا استفاده از کدینگ حسابداری مهم است؟
دسته بندی حساب ها یا در اصطلاح کدینگ یک موضوع بسیار مهم و تخصصی در حسابداری است. اگر این فرایند به درستی انجام شود به سرعت و دقت ثبت حساب ها بسیار کمک خواهدکرد. از آنجایی که در یک فرایند مالی با انواع مختلفی از حسابهای اصلی و فرعی در ارتباط هستیم، نیاز به کدینگ حسابداری کاملا حس می شود.
امروزه نرم افزارهای مالی کمک بسیار زیادی در زمنیه دسته بندی حساب ها به ما انجام می دهند و کار را تا حد زیادی آسان کرده و دقت را بالا برده اند. مهمترین قسمت دسته بندی حسابها مربوط به حسابهای کل است زیرا این اطلاعات استفاده برون سازمانی دارد. گروه بعدی حساب های معین هستند که به یاری مدیران برای تصمیم گیری مالی می آیند. سپس نوبت به حسابهای تفضیلی میرسد که ریزحساب های هر شرکت بوده و ممکن است با شرکت دیگر متفاوت باشد.
کدینگ حسابداری انواع متنوعی دارد، مثلا براساس حروف اول حساب که به آن کدینگ حفظی گفته میشود مانند ح.د که مخفف حساب دریافتنی است. گاهی اعداد پشت سرهم به حسا بها اختصاص داده میشود که به آن کدینگ متوالی گفته می شود و یا یک سری از اعداد به حسابهای یک دوره مالی اختصاص می یابند که به آن کدینگ دسته یا توده‌ای گفته می شود.
داشتن سیستم کدینگ باعث میشود رویه ثابتی در ثبت حساب ها اتخاذ شود. به این ترتیب گزارش‌های دقیق تری برای تحلیل ارائه شده و خطای انسانی در ثبت حساب ها هم کاهش می یابند. در ادامه به توضیح کوتاه درباره دسته بندی حسابها در حسابداری میپردازیم.
حساب کل
در طبقه بندی حسابها در حسابداری ، حساب کل یکی از مهمترین قسمت هاست. همانطور که از نام آن مشخص است، یک دسته بندی کلی در حساب ها صورت می گیرد. به این صورت که حسابها در دسته های هزینه، درآمد و… قرار می گیرند.
این اطلاعات قابل استفاده برای اشخاص نیست و نمی تواند مورد استناد قرار بگیرد زیر ابهام زیادی دارد مثلا وقتی صحبت از درآمد می شود اینکه صرفا بگوییم درآمدی به مبلغ آ ریال داشتیم کافی نیست. لازم است در صورت‌های مالی مشخص باشد که این درآمد از چه محلی بوده؟ نقدی است یا غیرنقدی؟ و … تا بتون از آن در گزارشات استفاده کرد. پس متوجه می شویم که حساب کل به تنهایی برای گزارش دهی کافی نیست.
این حساب باید در دفاتر قانونی که به دفترکل معروف است ثبت شود. بنابراین باید اطلاعات به نحوی دسته بندی و ثبت گردد که بتوان پاسخگوی اداره مالیات بود.
حسابهای معین
یکی دیگر از طبقه بندی حسابها در حسابداری حسابهای معین است. همانطور که از نام حساب کل برمی آید، موارد درج شده در آن بسیار کلی هستند. حساب معین برای مشخص کردن جزئیات و شرح حساب کل ایجاد می شود.
به عنوان مثال اگر در دفترکل به موجودی نقدی اشاره شده است، ما در حساب معین متوجه می شویم که شامل تنخواه و صندوق می باشد. اهمیت حساب معین کمتر از حساب کل نیست زیرا به نوعی به عنوان حل المسائل دفترکل به کار می آید و به پیگیری ها کمک می کند.
حساب معین برای ارائه گزارش به افراد سازمان کاربرد دارد. برای همه حساب های کل معین وجود دارد که به نوعی شرح حساب کل است. مثلا اگر مدیر شرکت، گزارش درآمد شرکت را درخواست کند، معلوم است که کل درآمد چه مقدار است اما حتما مدیر ترجیح می دهد از جزئیات بیشتری اطلاع پیدا کند. در این هنگام حساب معین به کمک حسابدار می آید.
تعریف حساب تفصیلی
یکی از کاربردی و مهمترین دسته بندی حسابها در حسابداری ، حساب تفضیلی می باشد، منظور از تفضیلی شرح داده شده است. این دسته از حسابها در واقع زیرگروه حساب معین می باشند.
همانطور که گفته شد حساب معین به عنوان کلید فهم حساب کل عمل می کند. در صورتی که باز هم قابل فهم و روشن نباشد، از حساب تفضیلی جهت توضیح جزئیات حساب معین استفاده میشود.
به عنوان مثال در دفتر کل عنوان حساب موجودی نقد و بانک ذکر شده، حساب معین آن بانک می باشد و در حساب تفضیلی به نام بانک اشاره می شود. حساب تفضیلی میتواند به یک حساب معین متصل باشد.
لازم به ذکر است در سیستم حسابداری سنتی که در دفاتر ثبت می شود تا حساب معین بیشتر تعریف نشده است. حساب تفضیلی مربوط به نرم افزارهای حسابداری است.
انواع حسابهای تفصیلی
حسابهای تفضیلی به دو گروه تقسیم می شوند:
حسابهای تفصیلی چند سطحی
در صورتیکه ما نیاز به تعریف سطوح مختلفی از اطلاعات در مورد یک حساب معین داشته باشیم از حساب تفضیلی چند سطحی استفاده می کنیم. منظور از چند سطحی، دادن اطلاعات جزئی تر مانند مشخصات اشخاص و نوع ارتباط مالی آنها با واحد است. این حساب جدا از حساب معین ماهیت بدهکار یا بستانکار ندارد.
حسابهای تفصیلی شناور
تعدادی از نرم افزارهای حسابداری این امکان را به ما می دهند که حساب هایی شناور در ارتباط با حساب معین ایجاد کنیم. به این مفهوم که اگر ما یک عنوان حساب مرتبط با چند موضوع داشته باشیم می توانیم آن را در حساب تفضیلی شناور طبقه بندی کنیم.
مثلا یک فرد هم مشتری است، هم بدهکار و هم چک به ما داده است، هر کدام از این عناوین در حساب خاصی تعریف می شود. حساب تفضیلی شناور به ما کمک می کند که ارتباط بین این حساب با سایر حساب ها برقرار نماییم.
برخلاف حساب تفضیلی، این حساب مستقل از حساب معین تعریف می شود، در زمان ثبت سند معلوم میشود مربوط به کدام حساب معین است. هرکدام از حسابهای تفضیلی شناور می تواند به چند حساب معین متصل باشد.
از ویژگی های این روش گزارش گیری این است که به راحتی می توان تراز و گردش هر حساب را به صورت جمع یا جداگانه تهیه کرد.