ویژگی های سیستم یکپارچه اطلاعات در erp
سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان (Enterprise Resource Planning) یا ERP یک علم و فن برای مدیریت منابع است که تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم واحد یکپارچه سازی می‌نماید، و به کمک برنامه ریزی استراتژیک و تحلیل سیستمهای اطلاعاتی، به سازمان این امکان را می دهد تا از فناوری اطلاعات و نرم افزارها به بهترین وجه در جهت اهداف و برنامه‌های کلان سازمان بهره برند.
ERP به صورت یک بسته نرم افزاری تجاری عرضه میشود که هدف آن یکپارچه سازی اطلاعات و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.
در واقع سازمان‌ها باید هزینه‌های عملیاتی و زمان انجام فعالیت های خود را کاهش دهند و آنها ملزم به تاریخ تحویل سریع و مطمئن، خدمات بهتر به مشتری و هماهنگی عرضه تولید و تقاضا هستند؛ به منظور دستیابی به این اهداف سازمان‌ها به دنبال بکارگیری راهکار جامع نرم افزاری هستند تا کلیه بخش‌های مختلف سازمان، شامل مدیریت خرید، تدارکات و سفارشات، مدیریت تولید، مدیریت منابع انسانی، سیستمهای مالی و حسابداری، سیستم توزیع و فروش و بازاریابی و خدمات و … را یکپارچه کنند.
یک سیستم معمولی ERP از اجزای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری زیادی برای دست یافتن به یکپارچگی استفاده خواهد کرد. اکثر سیستمهای ERP از یک پایگاه داده برای ذخیره کردن داده‌های ماژول‌های مختلف سیستم، استفاده می کنند. برنامه ریزی منابع سازمان توسط شرکتهای بزرگ بر اساس بهترین عملکردها طراحی می شوند.
در یک جمع بندی می توان گفت سیستم های ERP، حداقل باید یک سری ویژگی ها از جمله موارد ذیل را داشته باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل درست مطرح شود.
سیستم های ERP باید توانایی پاسخ دادن به نیازهای متغیر سازمان‌ها و شرکت های استفاده کننده را داشته باشند و قابلیت انعطاف پذیری داشته باشند.
مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن است. در واقع یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک ERP و یکی از ضرورت‌های شکل‌گیری این‌گونه سیستمهای سازمانی توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است. سیستم های ERP باید وظایف سازمانی مختلفی را پشتیبانی کنند و متناسب با طیف وسیعی از سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرند.
این سیستمها باید به سازمان‌های دیگر و سایر شرکای تجاری و مشتریان متصل باشند، و مجموعه‌ای از بهترین روشهای تجربه شده در جهان در این نرم افزارها باید جمعبندی شده باشد.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری یکپارچه
شناخت ERP و ویژگی‌های آن می تواند بخشی از مزایای استفاده از این راهکار را تشریح نماید. هدف اصلی آن، تأمین نیازهای دراز مدت و راهبردی سازمان و توانمند نمودن آن در حوزه‌های مختلف کسب و کار است. از ویژگی‌های مهم راهکار برنامه‌ریزی منابع سازمان می توان به پوشش فرآیندهای سازمان اشاره نمود، سیستمهای ERP وظایف سازمانی مختلفی را می توانند پشتیبانی کنند و متناسب با طیف وسیعی از سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرند.
همچنین مجموعه‌ای از تجارب حاصل از مشتریان جدید نیز در این نرم افزار پیاده سازی شده و مجددا در اختیار کلیه مشتریان قرار می گیرد، به عبارتی مجموع های از تجارب موفق استفاده شده در جهان در این نرم‌افزارها گردآوری می‌شوند.
راهکارهای ERP امکاناتی برای سفارشی سازی و شخصی سازی سیستم در اختیار سازمان‌ها قرار داده است، که باعث انعطاف فوق‌العاده‌ای در پاسخگویی به نیاز انواع صنایع شده است.
راهکار ERP به گونه‌ای طراحی می‌گردد که تمام اجزای آن به صورت مستقل وظایف خود را انجام دهند و در صورت خراب شدن یکی از اجزاء، مابقی دچار تغییر نشوند. به عبارتی قابلیت ماژولار بودن از ویژگی های منحصر به فرد این بسته نرم افزاری است.
ویژگی یکپارچگی ذاتی ماژول‌های ERP، سبب کاهش میزان آموزش مورد نیاز برای کار با سیستم و مدیریت سازمان میشود. راهکار ERP با بهینه سازی فرآیند سفارش دهی و تولید محصول، باعث کاهش موجودی مواد اولیه در جریان ساخت می‌گردد و همچنین موجب کاهش حجم کالای ساخته شده در انبارها میشود. در حقیقت راهکار ERP قادر است تا زنجیره تامین و عرضه محصول را مدیریت و بهینه سازی نماید.
علاوه بر این ویژگی‌ها، می‌توان به عواملی همچون یکپارچگی داده ها، ارتباط با بیرون سازمان و سایر شرکای تجاری، کاهش حجم فعالیت‌های روزمره، محیط کاربرپسند و با گرافیک مناسب، انعطاف‌پذیری در انطباق با قوانین کشورها (در زمینه‌های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات) و دسترسی آسان و سریع به گزارش‌های یکپارچه سیستمی اشاره کرد.
نرم افزار انبارداری
تفاوت بین سیستم های یکپارچه و همپوشانی
ساده‌ترین تفاوت این است که سیستمهای همپوشانی به روش های جاری متکی بوده و فرآیندهای غیراتوماتیک باعث ایجاد مغایرت و ورود اطلاعات تکراری میشود. در صورتی که، ERP متمایل به طرح ریزی روشهای نوین و به کارگیری آنها می باشد.
همچنین، سیستمهای همپوشانی نگاه درون سازمانی دارند. اما، ERP مسائل درون و برون سازمانی را توأم با یکدیگر پوشش می دهد.
حساب‌های مالی در سیستمهای همپوشانی بروز نبوده و انجام مراحل حسابداری در نرم افزارهای مالی انجام نمیگردد. گزارشات مالی و مدیریتی در این سیستمها پیچیده است و اطلاعات کافی ارائه نمی دهد. محاسبه بهای تمام شده محصول یا خدمت ارائه شده در کسب و کار بسیار سخت و وقت گیر میباشد.
سیستمهای همپوشانی قابلیت تغییرات بنیادی ندارد. اما، ERP در جهت انطباق با نیازهای مشتری از انعطاف پذیری بالایی برخوردار است. به عبارت دیگر، می توان گفت که ERP مشتری مدار و همپوشانی محصول مدار است. علاوه بر این، روشهای اجرایی در همپوشانی درون سیستمی است. اما در ERP می بینیم که رویه‌ها از مراحل اجرا تفکیک شده اند.
در سیتم های همپوشانی به روشهای جدیدتری برای کنترل موجودی و انبارداری نیاز است. نبود یکپارچگی فرآیندی واقعی در سیستمهای جزیره‌ای منجر به بروز اختلال‌های جدی فرآیندی و دوباره کاری‌های مکرر شده است. برنامه ریزی تولید با روشی سیستماتیک و بهینه انجام نمی‌شود و وابسته به افراد باقی مانده است.
ولی راهکار ERP با ایجاد استانداردها و فرآیندهای یکنواخت، توان سازمان در کنترل فرآیندها را بهبود می‌بخشد، و اطلاعات را با سرعت و دقت بیشتری دریافت می کنند.
فناوری‌های مورد استفاده در ERP های نوین، در عین اینکه امنیت را به نحو موثرتری برقرار می‌کنند، امکان تعامل این نرم افزارها با دیگر نرم افزارهای درون و بیرون سازمانی را نیز به سهولت امکان پذیر می‌سازند. حفظ و ارتقاء امنیت تبادل اطلاعات در بستر زیرساخت‌های شبکه‌ای، نیازمند استفاده از فناوری‌های کارآمد و به روز است که در راهکارهای ERP نوین به خدمت گرفته می‌شوند. ویژگی یکپارچگی ذاتی ماژول‌های ERP، سبب کاهش میزان آموزش مورد نیاز برای کار با سیستم و مدیریت سازمان میشود.