با پیشرفت دانش در زمینه تکنولوژی، شرکت های ساخت نرم افزار به تولید برنامههایی جامع روی آورده اند. منظور از برنامه‌های جامع، برنامههایی هستند که چند فرایند مربوط به یک فعالیت خاص را تحت پوشش قرار می دهند. در این میان برنامه‌ها و نرم‌افزار‌هایی ساخته می‌شوند که یکی از کاربردی ترین آن‌ها، نرم افزار حسابداری است.
استفاده از نرم افزار یکپارچه حسابداری هزینه های بنگاه اقتصادی را تا حد زیادی پایین می آورد زیرا نیاز به نیرو جهت انجام کارهای حسابداری، ثبت و بایگانی را کاهش می دهد.
ایجاد هر کسب و کاری نیازمند یک سیستم حسابداری است که می تواند سیستمی سنتی یا نرم افزاری باشد. البته امروزه طرفداران استفاده از نرم افزارهای حسابداری بیشتر هستند. به دلیل سرعت، دقت و کیفیت گزارش دهی نرم افزارهای حسابداری، این محبوبیت منطقی به نظر می رسد.
نرم افزارهای حسابداری مربوط به بخش های مختلف مانند سیستم انبار، فروش، حسابداری، حقوق دستمزد و … متفاوت هستند و هرکدام از این قسمت ها کاربر مخصوص خود را دارند. اما امروزه انواع مختلف نرم افزار یکپارچه حسابداری طراحی شده است که تمام این قسمت ها را در برمی گیرد.
نرم افزار یکپارچه حسابداری
نرم افزارها به کمک ما آمده اند تا بتوانیم فعالیت های خود را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهیم. تقریبا تمام زمینه های فعالیت نرم افزارهای مخصوص به خود را دارند. حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیست. نرم افزار حسابداری یکپارچه ، نرم افزاری کاربردی است که تمام بخش های آن به هم متصل هستند. این امر از لزوم داشتن پرونده ها یا سوابق جداگانه برای هر سفارش، هزینه یا رویدادهای مالی جلوگیری می کند.
با استفاده از سیستم حسابداری یکپارچه، تمام عملکردهای حسابداری بنگاه اقتصادی در یک برنامه واحد ادغام می شوند. به این معنی که دیگر نیازی به ورود مجدد داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر نیست؛ به عنوان مثال لازم نیست داده های سیستم مدیریت سفارش دوباره در سیستم حسابداری مستقل وارد شوند. این ویژگی نرم افزار جامع حسابداری خطای انسانی را تا حد زیادی کاهش می دهد. تغییر یا به روز رسانی داده ها در هر قسمت به طور خودکار در تمام قسمت های مربوطه اعمال می شود. در نتیجه اطلاعات مالی دقیق، خیلی سریع در اختیار صاحبان بنگاه اقتصادی قرار می گیرد و مدیریت می تواند براساس این داده ها تصمیمات تجاری خود را اصلاح کرده یا تصمیم جدیدی اتخاذ کند.
ویژگیهای یک سیستم مالی یکپارچه
اغلب سیستم های مالی یکپارچه دارای بخش اصلی و فرعی هستند. از قسمت های اصلی که در تمام نرم افزارهای یکپارچه حسابداری مشترک است میتوان به بخش حسابهای دریافتی، حساب قابلپرداخت، سفارش خرید و صورتحساب اشاره کرد.
هر بنگاه اقتصادی بسته به نیاز و گستردگی کسب و کار خود، می تواند قسمت هایی را به سیستم یکپارچه حسابداری اضافه کند؛ از جمله این قسمت ها می توان بخش وصول بدهی، حقوق دستمزد، برگه ساعت، حسابداری ارزی، مالیات ارزش افزود را نام برد.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری یکپارچه
هنگامی که شما از نرم افزار حسابداری معمولی استفاده می کنید، اطلاعات مربوط به هر قسمت به صورت دستی دریافت شده و توسط حسابدار وارد سیستم حسابداری می شود. این امر از یک طرف باعث ایجاد خطای انسانی شده و از طرف دیگر این موضوع باعث می شود اطلاعات موجود در سیستم حسابداری شما به روز نباشد که همین موضوع تصمیم گیری مدیران را دچار مشکل می نماید.
استفاده از نرم افزار جامع حسابداری امکان جریان اطلاعات را فراهم می آورد به این معنی که شما در هر لحظه تصویری واقعی از امور مالی کسب و کار خود دریافت می کنید زیرا همه چیز به محض پردازش وارد سیستم حسابداری می شود.
یکی دیگر از مزایای استفاده از نرم افزار یکپارچه حسابداری جلوگیری از دوباره کاری و اتلاف وقت کارمندان است؛ به این معنی که نیازی نیست اطلاعاتی که توسط یک بخش وارد سیستم شده دوباره توسط کارمندان بخش دیگر وارد سیستم شود به این ترتیب کارمندان وقت خود را صرف امور مهمتر م ینمایند که باعث افزایش بهره وری میشود.
بسته به اینکه شما چه بخش هایی را برای سیستم حسابداری یکپارچه خود در نظر گرفته اید، می توانید فرآیندهای حسابداری کاملا پیچیده مانند محاسبه کمسیون فروش را به صورت خودکار انجام دهید. این مسئله در مورد نرم افزار حسابداری معمولی رخ نمی دهد زیرا داده ها باهم در ارتباط نیستند و شما نمیدانید این کمیسیون فروش مربوط به کدامیک از پروژه ها است.
هنگامی که شما از نرم افزار حسابداری یکپارچه در بنگاه تجاری خود استفاده میکنید، این امکان را دارید تا در هر لحظه گزارشی کامل از عملکرد کلیه بخش‌های شرکت خود در اختیار داشته باشید بدون نیاز به اینکه اطلاعات را از هر قسمت جمع آوری نمایید.
نکته دیگر اینکه شما به وسیله نرم افزار یکپارچه حسابداری می توانید جریان نقدینگی خود را مدیریت کنید. به این شکل که شما قبوض، صورت حساب های قابل پرداخت را همراه زمان پرداخت را وارد نرم افزار می کنید. نرم افزار حسابداری به شما خواهد گفت که در تاریخ مشخص به چه مقدار نقدینگی نیاز خواهید داشت.
در پایان سال مالی که هنگام ارائه انواع صورت حسابهای مالی است شما بدون نیاز به انجام کاری خاص فقط با یک کلیک ساده می توانید به آن دست پیدا کنید. وقتی تمایل دارید وضعیت مالی شرکت را در تاریخ خاص نسبت به همان تاریخ در سال گذشته مقایسه کنید فقط کافی است به محل گزارش مالی رفته و تاریخ مورد نظر را انتخاب کنید و باهم مقایسه نمایید.
از جمله دیگر مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری یکپارچه می توان به صرفه جویی در وقت، گرفتن پشتیبان با خطای کم، امنیت و قابلیت تعیین سطح دسترسی به کاربران اشاره کرد.
چگونه نرم افزار جامع حسابداری را انتخاب کنیم؟
شما می توانید یک نرم افزار یکپارچه حسابداری را به راحتی از یک فروشگاه تهیه نمایید. ویژگیهای کلی تمام نرم افزارهای یکپارچه حسابداری تقریبا یکسان هستند. اینکه بخواهیم دو نرم افزار را باهم مقایسه و انتخاب کنیم کاری بسیار دشوار است.
هر سیستم جامع حسابداری براساس برنامههایی که به آن اضافه میکنیم قیمت متفاوتی دارد. قبل از انتخاب و خرید نرم افزار جامع حسابداری شما باید ایده روشنی در مورد قابلیت های مورد نیاز خود داشته باشید. بدانید برای تهیه گزارش به کدام قسمت ها نیازدارید. برای مثال نرم افزار مدیریت پروژه مورد نیاز شما هست یا خیر؟
نرم افزار باید قابلیت دسترسی چند کاربر را داشته باشد. معمولا تعداد مشخصی سطح دسترسی برای نرم افزار تعریف شده که اضافه کردن کاربر به آن مستلزم صرف هزینه است.
اکثر نرم افزارهای یکپارچه حسابداری به صورت دوره‌های اولیه رایگان در اختیار بنگاه اقتصادی قرار می گیرد تا بتواند قبل از خرید نرم افزار آن را آزمایش کرده و عملکرد، قابلیت و هزینه آن را بررسی کند. بهترین کار در چنین زمانی کارکردن همزمان چند کاربر باهم است تا نقاط ضعف و قوت نرم افزار در زمان کوتاه تری مشخص شود.
نرم افزار حسابداری یکپارچه حسابی
جمع بندی و نتیجه گیری
استفاده از نرم افزار یکپارچه حسابداری میتواند تا حد زیادی در زمان و هزینه های یک بنگاه اقتصادی صرفه جویی نماید. اطلاعات اولیه به یک روش بسیار ساده وارد سیستم شده و خروجی های دقیق و کاربردی از آن دریافت میشود. نرم افزار یکپارچه حسابداری بدون شک در شفاف سازی هزینه و در آمد شرکت نقش بسیار مهمی دارد و مدیران را هر لحظه در جریان وضعیت مالی شرکت قرار میدهد. با توجه به ویژگیهای ذکر شده استفاده از نرم افزار یکپارچه حسابداری اجتناب ناپذیر به نظر میرسد و کمک بسیاری به تمامی مشاغل و شرکت‌ها می‌کند.