معمولا زمانی از کدینگ استفاده می شود که مدیران مالی در نظر دارند تا اسناد حسابداری و گزارشاتی نظیر تزار و دفتر را به ثبت برسانند. با توجه به اهمیت بالای این مسئله در نظر داریم در این مقاله توضیحاتی خدمت شما ارائه دهیم. با ما همراه باشید.
انواع کدینگ حسابداری
کدینگ حفظی
این کدینگ با استفاده از نام سرفصل ها تلاش می کند تا آن را مخفف کرده و در اختیار افراد قرار دهد. این سرفصل ها میتواند شامل حساب و نام همان حساب و وجوه نقد شود.
کدینگ متوالی
این کدینگ وظیفه طبقه‌بندی داده ها را بر عهده دارد. این کدها که به صورت کدینگ سریالی نیز شناخته می شود باعث می شود تا حساب‌ها با این اعداد شناسایی شوند. به عنوان مثال بانک‌ها کد ۲۲۲
کدینگ سلسله مراتبی
این کدینگ تنها از اعداد تشکیل شده و حسابدار به راحتی و به صورت کاملا منطقی و ساختاریافته میتواند سرفصل‌های حساب خود را تا بی نهایت ادامه دهد.
کدینگ توده ای
از این کدینگ تحت عنوان اعدادی یاد می شود که در یک دوره مالی به یک فرد خاصی اختصاص داده شده است.
کدینگ وجهی
برخی از اعداد در حسابداری با استفاده از کدینگ وجهی با عنوان های متفاوت شناخته می شوند.
کاربرد کدینگ حسابداری و لایه های آن چیست؟
طراحی سیستم کدینگ حسابداری در رویه های مالی بسیار مهم و یک امر تخصصی بوده و اگر با دقت و به درستی انجام شود بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری را رفع و اشتباهات انسانی را کاهش می دهد. شرکت ها و سازمان ها می توانند برای طراحی کدینگ حسابداری از موسسات خدمات مالی و حسابداری در این خصوص کمک بگیرند.
اگر طی این تعریف این سوال در ذهنتان ایجاد شده که کدینگ چه کاربردی دارد باید بدانید که اصلی ترین کاربردی که از کدینگ حسابداری وجود دارد و باعث می شود افراد برای بهره گیری از آن به سراغ اشخاصی مجرب در این زمینه نظیر حسابدار بروند این است که برای ثبت اسناد حسابداری و تهیه گزارشاتی نظیر تراز به کدینگ احتیاج است.
این کدینگ زیرنظر لایه‌هایی مورد استفاده قرار میگیرد کاربردهای متفاوتی خواهد داشت که عبارتند از:
برای اینکه بتوانند این لایه را کدبندی نمایند به سراغ استفاده از گروه‌های ترازنامه و سرفصل های مهم سود و زیان میروند. از جمله این سرفصل ها میتوان به دارایی های جاری و غیرجاری، بدهی‌های جاری و غیرجاری، درآمدها، هزینه‌ها و البته حقوق سرمایه‌داران اشاره کرد.
مهمترین قسمت کدینگ در حسابداری به حساب‌های کل اختصاص دارد. زیرا کدها باید به‌گونه تعریف شوند تا تمامی جزئیات به راحتی استخراج شوند. از همین رو برای تعیین کدهای این لایه سرفصل‌های صورت در حساب های مالی تعریف می شود. در واقع فعالیت‌ها و نیازهای یک واحد تجاری جزء عوامل اصلی تقسیم حساب به اجزای کوچک به حساب می آید که از آن تحت عنوان حساب کل یاد می شود. از همین رو حسابداران از کدهای سطح ۱، ۲ و ۳ برای کدینگ حسابداری استفاده مینمایند.
به طور کلی حساب های معین از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا تمامی اطلاعات مرتبط با دارایی ها و هزینه های سازمان را مشخص می کند. برای تعریف کدینگ حساب‌های این لایه، حسابداران باید حساب کل را به سطوح کوچکتری تقسیم نمایند. استفاده از کدهای ۲ رقمی رایج ترین کدبندیست که در حساب‌های معین مورد استفاده قرار می گیرد. این کدها برای مدیرانی که در امر تصمیم گیری مالی هستند از اهمیت بالایی برخوردار است.
به خرده حساب‌ها حساب های تفصیلی گفته می شود. در واقع حساب های ریز هر شرکت را حساب های تفصیلیمی گویند که ممکن است در هر سازمان متفاوت باشد. برای تعیین و انتخاب کدینگ حسابداری حساب های تفصیلی معمولا از کدهای یونیک استفاده می شود. این کار این امکان را به حسابداران می دهد تا کدهای منحصر به فردی را برای تمامی افراد حقیقی و حقوقی در حساب های کل و معین بکار گیرند.
دلیل استفاده از کدینگ در حسابداری
- عملیات های مالی کاملا مطابق با استاندارد دسته بندی خواهند شد و همچنین قرارگیری آنها براساس فرمتی خاص انجام می شود.
- رویدادهای مالی با سرعت بیشتر و دقت بیشتر پردازش و ثبت خواهند شد و همچنین خطای انسانی را به حداقل میرسد.
- تهیه گزارشات مالی با جزئیات کامل را به راحتی ممکن میسازد.
- اگر در حال تهیه اطلاعات برای سرمایه گذاری و برآورد دارایی هستید تحلیل‌های مالی بسیار خوبی را در اختیار شما میگذارد و قدرت تصمیم گیری شما را تا حدود زیادی افزایش میدهد.
مسلما به خوبی میدانید که اصلی‌ترین وظیفه حسابداران تولید و ارائه اطلاعات مالی است. در واقع آنها با اطلاعاتی که در اختیار مدیران و سرمایه‌گذاران قرار می دهند بر روی روند تصمیم گیری آنها تاثیری مستقیم خواهند گذاشت. به همین دلیل است که حسابداران برای افزایش دقت و کاهش خطای انسانی به سراغ کدینگ می روند و اطلاعات موثق مالی و حسابداری را در اختیار مدیران، سهامداران، مشتریان، حسابرسان، ماموران مالیاتی، سازمانهای بیمه گر، اعتبار دهندگان از جمله بانک ها و موسسات اعتباری و اشخاص حقیقی و سرمایه گذاران بالقوه و دولت قرار می دهند.
همانطور که ملاحظه می کنید اشخاص زیادی از اطلاعات مالی استفاده می کنند به همین منظور کدینگ حسابداری امکان تولید اطلاعات مالی استانداردی را برای استفاده کنندگان فراهم خواهد کرد . با استقرار و استفاده از کدینگ حسابداری براحتی می‌توانیم صورتهای مالی اساسی و اظهارنامه مالیاتی و سایر گزارش‌های مالی را تهیه نمائید.
چگونگی طراحی کدینگ حسابداری
برای اینکه بتوانید کدینگ حسابداری موثر و نتیجه بخشی را در اختیار داشته باشید باید بتوانید در حین طراحی آنها به مواردی همچون اصول، استانداردهای حسابداری، فعالیت های سازمان یا شرکت، کنترل‌های داخلی و گزارش‌های مورد نیاز داخلی و یا بیرون از سازمان توجه داشته باشید و با در نظر گرفتن آنها، ساختاری کاملا حرفه ای را طراحی کنید.
دقت کنید اصول حسابداری همان سیستم های کدینگ هستند که با توجه به نوع کسب و کار شما باید در حین طراحی کدینگ رعایت کرده و مطابق با قوانین آن پیش بروید.
فعالیت‌های شرکت نیز ناظر به نوع فعالیت‌ها و میزان آنها است که با توجه به فعالیت‌های اصلی، فرعی و حاشیه‌ای تنظیم می‌شوند. کنترل‌های داخلی نیز اگرچه ممکن است در بسیاری از سازمان‌ها به دلیل ساختار مشابه بروکراتیک شبیه به هم باشند، اما معمولاً متناسب با خود سازمان در نظر گرفته می‌شوند. گزارش‌های درون و برون سازمانی نیز گزارش‌هایی هستند که باید در انجام عملیات مالی لحاظ گردند و یا ارائه شوند.
مزایای استفاده از کدینگ در حسابداری
مسلما به خوبی میدانید که اصلی‌ترین وظیفه حسابداران تولید و ارائه اطلاعات مالی است. در واقع آنها با اطلاعاتی که در اختیار مدیران و سرمایه‌گذاران قرار می دهند بر روی روند تصمیم گیری آنها تاثیری مستقیم خواهند گذاشت. به همین دلیل است که حسابداران برای افزایش دقت و کاهش خطای انسانی به سراغ کدینگ می روند و اطلاعات موثق مالی و حسابداری را در اختیار مدیران، سهامداران، مشتریان، حسابرسان، ماموران مالیاتی، سازمانهای بیمه گر، اعتبار دهندگان از جمله بانک ها و موسسات اعتباری و اشخاص حقیقی و سرمایه گذاران بالقوه و دولت قرار می دهند.
همانطور که ملاحظه می کنید اشخاص زیادی از اطلاعات مالی استفاده می کنند به همین منظور کدینگ حسابداری امکان تولید اطلاعات مالی استانداردی را برای استفاده کنندگان فراهم خواهد کرد . با استقرار و استفاده از کدینگ حسابداری براحتی می‌توانیم صورتهای مالی اساسی و اظهارنامه مالیاتی و سایر گزارش‌های مالی را تهیه نمائید.