وقتی که صحبت از مدیریت موجودی می شود، اکثر افراد به یاد برنامه های خرده فروشی می افتند. خرده فروشی تا حد زیادی به مدیریت موجودی وابسته است. سیستم های مدیریتی در صنایع مختلفی از جمله تولید قطعات و لوازم، سلامت، تحصیلات، دولت و سایر بخش ها مورد استفاده قرار می گیرند.
سیستم کنترل موجودی چیست؟
در یک تعریف کلی می توان گفت به ترکیبی از تکنولوژی (سخت افزار و نرم افزار) و پروسه هایی که به بازرسی و نگهداری محصولات موجود در انبار می پردازند، سیستم مدیریت موجودی می گویند.
محصولات ممکن است دارایی های یک شرکت، مواد خام و امکانات یا محصولات خروجی باشند که آماده رسیدن به دست خرده فروش ها هستند. یک سیستم مدیریت موجودی کامل شامل موارد زیر می شود:
- سیستمی با قابلیت شناسایی هر آیتم در فهرست موجودی و اطلاعات مربوط به آنها، از قبیل بارکد و برچسب های روی بسته بندی
- ابزارهای سخت افزاری جهت خواندن برچسب های بارکد، به عنوان مثال اسکنر های دستی و یا گوشی های هوشمند همراه با اپلیکیشن های اسکنر بارکد
- نرم افزار کنترل موجودی که یک دیتابیس مرکزی داشته و دارای قابلیت ارجاع به تمام موجودی انبار هستند، به همراه قابلیت آنالیز دیتا، ایجاد گزارش های مختلف، پیش بینی تقاضا در آینده و امکانات بیشتر
- پروسه ها و سیاست هایی برای برچسب زدن به محصولات، سند سازی و گزارش دهی. این مورد باید شامل یک تکنیک مدیریت موجودی از قبیل Just in Time، ABC Analysis، FIFO، Stock Review یا دیگر متد های ثابت شده باشد.
- افرادی که برای دنبال کردن این سیاست ها و پروسه های خاص مدیریتی، آموزش دیده باشند.
پس به زبان ساده سیستم کنترل موجودی به معنای نظارت بر بخش های غیر سرمایه ای و محصولات انبار است.
مدیریت موجودی در واقع بخشی از مدیریت زنجیره تامین است که بر روی جریان ورود و خروج آیتم ها و محصولات نظارت دارد. این سیستم کل پروسه تولید تا رسیدن به انبار و در نهایت فروش را تحت نظر خواهد داشت.
در ادامه این تعریف آمده است: یک کارکرد کلیدی از مدیریت موجودی، نگهداری یک تاریخچه دقیق و جزئی از هر محصول جدید یا بازگردانده شده از انبار است. بنابراین داشتن یک سیستم مدیریت موجودی مناسب برای اطمینان از بهینه بودن پروسه تولید و سند سازی ضروری به حساب می آید. به این ترتیب امکان بروز خطا نیز به حداقل می رسد.
مزایای استفاده از سیستم کنترل موجودی
در صورت فقدان یک سیستم مدیریت موجودی، محصولات هر شرکت با بی نظمی تولید و عرضه می شوند. این سیستم های مدیریتی می توانند یک شرکت را در داشتن یک تاریخچه متمرکز از هر محصول تولیدی یاری کنند. در نتیجه یک منبع مناسب برای اطلاع از موقعیت مکانی هر محصول، خرده فروش آن، مشخصات و ویژگی ها و همچنین تعداد تولید از هر محصول در دسترس خواهد بود.
از آنجایی که موجودی و انبار شرکت ها معمولا از آیتم های قابل جابجایی تشکیل می شوند، سیستم های مدیریت موجودی برای داشتن آمار مربوط به محصولات موجود و فهمیدن این موضوع که کدام دسته از محصولات زودتر از سایر موارد جابجا می شوند ضروری است.
در نتیجه مسئولان می توانند در زمینه سفارش مواد اولیه و تولید بیشتر محصولات، هوشمندانه تر تصمیم بگیرند. در مجموع، یک سیستم مدیریت موجودی جامع می تواند مزایای بی شماری را به کمپانی ها ارائه کند که از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- جریان مالی بهبود می یابد.
- بهبود نحوه گزارش دهی و پیش بینی در مورد آینده
- کاهش هزینه های نگهداری محصولات
- کاهش هزینه کارگران
- کاهش موجودی بی ارزش
- سازماندهی بهتر
- شفافیت بهتر آمار و ارقام
- بهبود رابطه بین تولید کننده، عرضه کننده، خرده فروش و شریکان
چالش های سیستم کنترل موجودی
در صورت به کارگیری درست سیستم های مدیریت موجودی در شرکت ها، می توانیم شاهد تاثیر شگرفی بر روی بهره وری و بهینه سازی باشیم. بیشتر چالش های مربوط به این سیستم ها زمانی رخ می دهند که به درستی مورد استفاده قرار نگیرند و یا صاحبان کسب و کار از متد های قدیمی نظیر مستند سازی دستی یا نمایه های ذخیره سازی غیر پایدار استفاده کنند.
در این شرایط، به تعمیرات اساسی در سیستم مدیریت موجودی نیاز خواهیم داشت تا بدین ترتیب جریان مدیریتی این حوزه را بهبود بخشیم و پروسه تولید و فروش شرکت واضح و بدون مقایرت با اسناد ثبت شده باشد.
یک سیستم مدیریت موجودی خوب، به کمک کاهش مستند سازی دستی می تواند اشتباهات انسانی را به حداقل برسانید. این کار با استفاده از برچسب ها، بارکد، اسکنر های بارکد و نرم افزارهای مدیریت موجودی امکان پذیر است و احتمال بروز مشکلات پر هزینه نظیر موارد زیر را کاهش می دهد:
- داشتن موجودی کم طرفدار و ثابت در انبار که جا را برای ذخیره محصولات با ارزش تنگ می کند و میزان سود شرکت را کاهش خواهد داد.
- اتمام ناگهانی موجودی انبار برای محصولات بسیار ضروری و مهم که می تواند زنجیره تامین را با تاخیر همراه کند.
- تاریخچه های غیر دقیق (شماره های اشتباه و تعداد موجودی نادرست) که در صورت ثبت دستی مستندات رخ می دهد.
- از دست دادن وقت برای گشتن به دنبال محصولاتی که در محل نادرست ذخیره و نگهداری می شوند. ذخیره سازی موجودی اگر به هدف بهینه بالا نباشد ( به دلیل داشتن انبار نامناسب یا نمایه های اتاق ذخیره سازی) می تواند منجر به هدر رفتن زمان شود و علاوه بر آن هزینه پرداختی کارگران را نیز بالا می برد.
بهترین کاربردها برای سیستم های مدیریت موجودی
کارشناسان مختلف اذعان داشته اند که یک سیستم مدیریت موجودی خوب می تواند بهره وری را بهبود بخشد، اما فقط در صورتی که آن را با برخی موارد ضروری و مهم راه اندازی کنید:
- نام موقعیت های مکانی
- برچسب های موقعیتی خوانا
- شماره شناسایی محصولات خاص
- واحد های اندازه گیری
- شمارنده محصولات
- یک نرم افزار مناسب که بتواند به شکل بهینه فعالیت و ورود و خروج محصولات را تحت نظر داشته باشد.
- سیاست ها و پروسه های واضح و گسترده در شرکت
- در اختیار داشتن نیروی کاری که بدانند به چه شکل این سیاست ها و پروسه ها را پیگیری و پشتیبانی کنند.
به کارگیری یک سیستم مدیریت موجودی کامل و جامع می تواند پروسه پیچیده ای باشد. در اینجا صحبت از خرید یک نرم افزار خوب رایانه ای نیست؛ یک سیستم مدیریت موجودی باید بتواند به خوبی نیروی کار، پروسه ها و فناوری ها را به شکل جامع و همگام پشتیبانی کند.
دنبال کردن بهترین کاربردها برای راه اندازی یک سیستم مدیریت موجودی گسترده در شرکت ها یک سرمایه گذاری به حساب می آید که در آینده بازخورد خوبی به شما خواهد داد. این بازخورد خوب با بهینه سازی بالا و افزایش سود شرکت تحقق می یابد.