اهمیت استفاده از نرم افزارهای مالی و حسابداری
نرم افزارهای حسابداری، بخشی از برنامه های رایانه ای هستند که به شما امکان مدیریت معاملات مالی کسب و کار خود را می دهد. این برنامه ها می توانند متناسب با هدف و حوزه خاصی طراحی شوند و کاربرد آنها خیلی بیشتر از حسابداری ساده و معمولی است. برخی از این برنامه ها می توانند تمام ورودی و خروجی مالی شرکت های بزرگ را مدیریت کنند.
استفاده از نرم افزارهای حسابداری می تواند به شرکت ها کمک کند تا به شکل بهینه ای از منابع مالی خود استفاده کنند و امکان بروز اشتباهات بزرگ و پرهزینه را کاهش دهند.
افزایش دقت در حسابداری
از جمله مزایای نرم افزارهای حسابداری می توان به افزایش دقت و حذف خطاهای انسانی در محاسبات اشاره کرد. حسابداری دستی شامل محاسبات ریاضی متعددی می شود و حتی یک اشتباه کوچک می تواند تاثیر بزرگی در نتایج نهایی و خروجی ما داشته باشد.
با این حال رایانه ها نمی توانند چنین اشتباهاتی را در محاسبات خود انجام دهند. البته شایان ذکر است که نرم افزارهای حسابداری از خطاهای انسانی مبرا نیستند و در صورت ورود اشتباه دیتا یا تفسیر نادرست ممکن است ضریب خطای آنها بالا برود.
سرعت در حسابداری
استفاده از نرم افزارهای حسابداری می تواند سرعت محاسبه در کسب و کار را نسبت به حسابرسی دستی بالا ببرد. یکی از دلایل این موضوع نیز توانایی رایانه ها در پردازش سریعتر آمار و ارقام و نمودارها در مقایسه با مغز انسان است.
علاوه بر این، نرم افزارهای حسابداری می توانند با قابلیت اتوماسیونی خود به بهینه سازی هرچه بیشتر شرکت ها کمک کنند. به عنوان مثال یک کمپانی می خواهد برای هر فروش خود میزان مالیات را ثبت کند. نرم افزارهای مالی و حسابداری را می توان به نحوی تنظیم کرد که این کار را به شکل خودکار برای هر خرید انجام دهند. بدین ترتیب نیازی به استفاده از نیروی انسانی و صرف وقت طولانی برای این کار نخواهد بود.
کاهش هزینه های مالی
مزایای ناشی از سرعت بالا و بهینه بودن نرم افزار های حسابداری و مالی معمولا می توانند در کنار هم به کاهش هزینه های کلی کسب و کار شما کمک کنند. با به کارگیری این برنامه های کامپیوتری، کارکنان بخش حسابداری هر شرکت می توانند در مدت زمان کوتاه راندمان کاری بالاتری را داشته باشند و در نتیجه به تیم کوچکتری از حسابداران نیاز خواهید داشت.
در نتیجه، میزان پرداختی ماهانه و بلند مدت شرکت به کارکنان بخش حسابداری و مالی کاهش می یابد. البته همیشه باید این صرفه جویی در هزینه ها را نسبت به هزینه نرم افزار حسابداری و قطعات سخت افزاری مورد نیاز آن در حالت تعادل نگه داشت.
گزارشات دقیق مالی
نرم افزارهای حسابداری می توانند به کسب و کارها کمک کنند تا تعداد کارکنان کافی را با اطلاعات مالی دقیق و منظم برای بخش حسابداری خود تامین کنند و آمار های دقیق را هرچه سریعتر در اختیار داشته باشند. به عنوان مثال، مدیر عامل شرکت باید گزارشی از گردش مالی کسب و کار خود ارائه کند و جلسه مربوطه دو ساعت دیگر است.
بسیاری از نرم افزارهای حسابداری دارای ماژول های گزارش دهی پیش فرض هستند و کاربران می توانند تنها با پر کردن یک فرم یا کلیک بر روی دکمه خاصی گزارش مد نظرشان را تهیه کنند. با این حال ساختن چنین گزارشی به صورت دستی می تواند پروسه بسیار طولانی مدتی باشد.
محاسبه هزینه های مالیاتی
پرداخت کردن مالیات کسب و کار می تواند یک پروسه پیچیده باشد و برای انجام آن باید تمامی معاملات بیزینس خود را بررسی کرده و مد نظر قرار دهید. یکی دیگر از مزایای نرم افزارهای حسابداری این است که جزئیات مربوط به تمامی معاملات شما در یک بخش جمع آوری می شوند. در نتیجه دسترسی به آن ها در هر زمان آسان خواهد بود.
علاوه بر این، شرکت های معروفی از جمله Intuit و ATX نرم افزارهای مخصوص محاسبه مالیاتی تولید کرده اند که تعامل خوبی با نرم افزار حسابداری آنها دارند. به کمک این ابزارها می توانید هزینه های مالیاتی خود را به شکل نیمه خودکار محاسبه کنید. بنابراین دیگر نیاز به صرف هزینه های اضافی و وقت برای محاسبه مالیات خود نخواهید داشت.