میلیون ها نفر در حال استفاده از مزایای متعدد نرم افزارهای حسابداری در امور مالی خود هستند. با گذر زمان، قیمت های مربوط به نرم افزارهای متعدد حسابداری کاهش یافته است و حالا حسابداری رایانه ای را می توان به سادگی و سهولت مورد استفاده قرار داد.
برای هر کسب و کار خاص مثل ساخت و ساز، پزشکان و غیره، نرم افزارهای حسابداری اختصاصی در بازار وجود دارند. رابط کاربری و زبان این نرم افزارها را می توان متناسب با کسب و کار خود شخصی سازی کرد. مشتریان مختلف سعی می کنند کسب و کار خود را دقیقا منطبق با پکیج های نرم افزاری مالی به پیش ببرند.
مدیریت و حفظ کسب و کار ملزم ملاحظات متعدد در زمینه امور مالی و عناصر مختلف این حوزه است. با این که برخی افراد توانایی این را دارند که امور مالی و حسابداری را به صورت مستقل پیگیری کنند، اما برای کسب و کارهای بزرگ معمولا این کار بسیار دشوار بوده و حتما به یک نرم افزار حرفه ای نیاز است.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
مزایای زیادی برای نرم افزارهای حسابداری و مالی وجود دارد. به جای استفاده از قلم و کاغذ می توانید صورت حساب های حرفه ای خود را به سرعت پرینت بگیرید. حتی می توانید این موارد را از طریق ایمیل به شکل الکترونیکی برای افراد دیگر ارسال کنید.
هرچه زودتر صورت حساب های شما ارسال شوند، پرداخت نیز زودتر انجام خواهد شد. بسیاری از پکیج های نرم افزاری صورت حساب و قبوض به خوبی با سایر نرم افزارهای حسابداری سازگار می شوند.
راهکارهای ترکیبی
با پیشرفت تکنولوژی، تولید کنندگان نرم افزارها توانسته اند محصولات بسیار پیشرفته ای را با قیمت های پایین ارائه کنند. این نرم افزارها برای شرکت ها در مراحل مختلف رشد کاربرد دارند.
علاوه بر این، با افزایش شرکت های بین المللی و استخدام کارکنانی در کشور های دیگر و دورکار، بسیاری از مشتریان کوچک تر به این نیاز دارند که با موقعیت های مکانی مختلف ارتباط برقرار کنند. آنها باید از نرم افزارهای سرویس دهنده یا دیگر اپلیکیشن هایی که امکان دسترسی از مکان های مختلف به کمک اینترنت را می دهند، استفاده کنند.
برنامه های حسابداری بر پایه SaaS
با از راه رسیدن رایانه های سریعتر، شرکت های تولید کننده نرم افزارهای مالی و حسابداری توانسته اند برنامه های فروش خود را به حالت ماهانه و اقساطی در آورند. برنامه نویسان فضای ابری در همین زمینه فعالیت بسیار چشمگیری دارند و با دریافت هزینه های مناسب و بهتر می توانند محصولات خوبی را به مشتریان ارائه کنند.
مدیریت گردش مالی
یکی از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری این است که به شما اجازه ثبت مبالغ دریافتی و پرداختی در هر سیستمی را می دهد. با این کار سیستم می تواند گردش مالی شما در آینده را محاسبه و اعلام کند.
به عنوان مثال اگر تمام فیش و قبض های پرداختی خود را وارد کرده باشید، سیستم به شما اعلام می کند که آیا در آینده بودجه کافی جهت پرداخت این قبوض را دارید یا خیر.
صورت حساب رایانه ای
به کمک سرویس های صورت حساب رایانه ای، می توان به سادگی یک بازرسی انجام داد تا متوجه شویم کدام مشتریان هزینه های خود را پرداخت کرده اند. این گزارشات می توانند نشان دهند چه کسی به شما بدهکار است و میزان بدهی و طول مدت آن چقدر است. این کار به سادگی انجام می شود و کنترل خوبی بر روی امور مالی خواهید داشت.
سازماندهی
امکان گم کردن یا فراموشی صورت حساب ها وجود دارد، به خصوص زمانی که به صورت دستی آماده می شوند. امکان گم شدن آنها در ایمیل و یا وجود مشکل در تایپ یا نوشتن آن ها وجود دارد.
در پکیج های نرم افزاری حسابداری، دیتا و اطلاعات در اختیار شماست. تمامی این اطلاعات در یک مکان جهت بررسی آماده شده اند. با آنالیز و بررسی لیست های موجود در نرم افزار می توانید به سادگی نام ها، هزینه ها و شماره صورت حساب ها را پیدا کنید.
دقت اطلاعات
سازمان های بزرگ و کوچک باید اطلاعات دقیقی از بودجه خود را ثبت و نگه داری کنند. در برخی شرایط خاص، در صورت عدم انجام این کار ممکن است مشکلات حقوقی بسیار بدی گریبان گیر کسب و کارها شود.
پس از وارد کردن اطلاعاتی نظیر سفارشات، سوبسیدها و موارد دیگر، این پروژه های حسابداری می توانند در مورد آینده و سیاست های پیش رو، پیش بینی های لازم را انجام دهند.
صرفه جویی در زمان
شاید بتوان گفت یکی از اصلی ترین مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری صرفه جویی در زمان است. برنامه های حسابداری به روش های متعددی می توانند در وقت شما صرفه جویی کنند. شما می توانید وقتی که برای شمارش دستی اعداد و ارقام و ثبت اطلاعات صرف می کنید را برای انجام کارهای مهمتری به کار بگیرید.
بسیاری از کارها که توسط کارکنان و در طول چندین ساعت انجام می شوند را می توان به کمک پروژه های حسابداری رباتیک پیگیری کنید. در این پکیج های رایانه ای، اسناد بیزینسی اصلی و تاریخچه انتقال پول به شکل همزمان ثبت می شوند.
موجودی و انبار
اگر در کسب و کار شما یک انبار موجودی وجود دارد، حتما می دانید که باید همیشه حسابی دقیق از آمار موجودی خود در این بخش داشته باشید. برنامه های حسابداری خوب می توانند به شکل اتوماتیک پروسه ورود و محصولات انبار را پیگیری کنند.
برخی از برنامه ها می توانند زمان دقیق به اتمام رسیدن محصولات را تخمین بزنند پس متوجه خواهید شد چه زمانی باید سفارش جدید ثبت کنید.
