در حوزه حسابداری، اسناد پرداختنی در واقع بدهی های عمومی هستند که شرکت ها در داخل آن اطلاعات مربوط به سفته های خود را ثبت می کنند. تعادل موجود در یادداشت های پرداختنی نشان دهنده میزان هزینه باقی ماندهای است که باید توسط فرد یا شرکتی پرداخت شود.
از آن جایی که فرد قرض گیرنده باید همراه با پازپرداخت خود مقداری سود نیز به شرکت مربوطه پرداخت کند، این شرکت هزینه های سودی را نیز در نظر خواهد گرفت.
در اکثر شرکت ها، اعداد و ارقام یادداشت های قابل پرداخت و سود پرداختی با یک تعادل خاص و در اسناد مخصوصی به صورت زیر گزارش می شوند:
- میزان هزینه قابل پرداخت در طول یک سال در داخل اسناد به شکل بدهی فعلی گزارش می شود.
- هزینه ای که برای سال جاری نیاز به پرداخت نداشته باشد در داخل اسناد به شکل بدهی بلند مدت یا غیر جاری ثبت خواهد شد.
همچنین شرکت های مورد نظر باید نسبت به اطلاعات ثبت شده به عنوان هزینه بدهی در یادداشت ها سلب مسئولیت کنند. این می تواند شامل ضریب های سود، تاریخ سررسید، وثیقه و محدودیت های ایجاد شده توسط وام دهنده و … باشد.
یادداشت های پرداختی زمانی که یک شرکت از بانک یا سازمان دیگری وام می گیرد ضروری هستند. این قبض و یادداشت های مالی می توانند بخشی از یک معامله جهت خرید تجهیزات گران قیمت باشند. در برخی موارد خاص، تامین کنندگان برای دوره های سی روزه درخواست یادداشت های مبالغ پرداختی می کنند.
تفاوت بین اسناد پرداختنی با حسابهای پرداختی چیست؟
یادداشت های پرداختی در واقع حساب بدهی هستند که در آن ها تعهد یک قرض گیرنده به شکل کتبی برای سازمان یا بانک مورد نظر ثبت می شود ( وام دهنده این تعهد کتبی پرداخت را در بخش یادداشت های دریافتی خود ثبت می کند). عموما، در یادداشت مربوطه، مبلغ دقیق دریافتی ثبت می شود و موارد دیگری همچون زمان باز پرداخت و سود تعیین شده نیز با آن همراه می شوند.
برای بیشتر شرکت ها، اگر زمان بازپرداخت یادداشت مربوطه در بازه یک ساله باشد، قرض گیرنده این یادداشت پرداختی را به عنوان بدهی جاری ثبت می کند. اما اگر زمان بازپرداخت بعد از یک سال باشد، یادداشت مبلغ پرداختی به عنوان بدهی بلند مدت یا غیر جاری تدوین می شود.

مثال هایی از یادداشت های پرداختنی
اگر یک سازمان از بانک مبلغی را به عنوان وام دریافت کند، بانک از مسئولان آن شرکت می خواهد تا یک قرارداد رسمی وام را قبل از واریز مبلغ امضا کنند. شرکت مورد نظر، این وام را در حساب دفتری عمومی خود ثبت می کند که به آن یادداشت های پرداختی می گویند. علاوه بر این تعهد پرداخت رسمی، برخی از بانک ها برای کاهش ریسک طلب وثیقه می کنند.
تعریفی از حسابهای پرداختی (Account Payable)
حساب مبالغ قابل پرداختی معمولا یک بدهی جاری است که از آن برای ضبط آمار خرید با طریق اعتبار مالی از یک شرکت تامین کننده استفاده می شود. در این حالت خبری از یک فرم تعهد کتبی برای پرداخت هزینه نخواهد بود.
مثال هایی از حساب قابل پرداخت در شرکت ها
معمولا یک شرکت سفارش خرید خود را جهت تهیه مواد اولیه و مورد نیازش به تامین کننده ارسال می کند. وقتی که این تامین کننده، محصولات مورد نظر را ارائه می کند، همراه با آن یک فاکتور فروش همراه با تعداد و هزینه مربوط به آن را ثبت خواهد کرد که باید طی ۳۰ روز آینده پرداخت گردد. شرکت دریافت کننده پس از مطابقت دادن فاکتور تامین کننده با سفارش خود و دریافت محصولات مورد نظرش، هزینه پرداختی را در بخش حساب های قابل پرداخت ثبت خواهد کرد.
از جمله دیگر مواردی که در حساب های قابل پرداخت ثبت می شوند می توان به فاکتور یا قبض سرویس هایی که شرکت مربوطه به شکل اعتباری و نسیه دریافت کرده است اشاره کرد. به عنوان مثال سرویس های حقوقی، قبض های آب، برق، گاز و تلفن، مشاوره و … را می توان در حساب های قابل پرداخت شرکت ثبت کرد.

نحوۀ ثبت اسناد پرداختنی
برای ثبت اسناد پرداختنی، حسابداری یا دفتردار به محض دریافت صورت حساب یا فاکتور، ستون حساب پرداختنیها را بستانکار میگرداند. سپس، وقتی که آن صورت حساب را پرداخت میکند، حساب پرداختنی را بدهکار میکند.
برای نمونه، فرض کنید فاکتوری به ارزش ۵۰۰ هزار تومان برای خرید ملزومات اداری به شرکتی فرستاده میشود. وقتی ادارۀ اسناد پرداختنی فاکتور را دریافت میکند، ستون حسابهای پرداختنی را ۵۰۰ هزار تومان بستانکار و ستون هزینۀ ملزومات اداری را ۵۰۰ هزار تومان بدهکار میکند. در نتیجه، هر کسی که به تراز آزمایشی در ستون اسناد پرداختنی نگاهی بیندازد، میتواند کل مقدار پولی را که شرکت به فروشندگان و وامدهندگان کوتاهمدت بدهکار است ببیند. شرکت سپس برای پرداخت این بدهیها در وجه طلبکاران چکی مینویسد، لذا حسابدار ستون حساب برداشت را به مبلغ ۵۰۰ هزار تومان بستانکار و حساب اسناد پرداختنی را به همین مبلغ طلبکار میکند.
امکانات ثبت اسناد پرداختنی و دریافتنی در نرم افزار حسابداری آنلاین حسابی
در نرم افزار حسابداری آنلاین حسابی شما به راحتی می توانید اسناد پرداختنی و اسناد دریافتنی مختلفی را ثبت کنید. چک های دریافتی و ارسالی از افراد و به افراد را به صورت گزارش های زمانی ببینید. چاپ آنلاین چک، تغییر وضعیت چک ها ، تسویه حساب تنخواه و مدیریت تنخواه از دیگر امکاناتی است که شما به راحتی از نسخه تحت وب نرم افزار حسابی در هر زمانی به آن دسترسی دارید.


فرق بین اسناد پرداختنی با اسناد دریافتنی چیست؟
اسناد دریافتنی و اسناد پرداختنی اصولاً در تضاد یکدیگر هستند. اسناد پرداختنی پولی است که شرکت به فروشندگان خود بدهکار است، در حالیکه اسناد دریافتنی پولی است که به شرکت تعلق دارد. اگر شرکتی در ادارۀ اسناد پرداختنی خود فاکتوری داشته باشد، شرکتی که صاحب آن پول است همان فاکتور را در ستون اسناد دریافتنی خویش ذکر میکند.
به عنوان مثال فرض کنید یک خرده فروش محلی ۲۰ میلیون تومان را از بانک به عنوان وام دریافت کرده و یک یادداشت تعهد پرداختی را امضا می کند. این خرده فروش باید ۲۰ میلیون تومان را در اکانت بدهی خود به عنوان یادداشت پرداختی ثبت کند و در حساب نقدی خود نیز ۲۰ میلیون تومان را ذکر کند. اما بانک باید مبلغ ۲۰ میلیون تومان و یادداشت تعهدی آن را در حساب دریافتی خود ثبت کند.
از آنجایی که یادداشت تعهد پرداختی در واقع قراردادی جهت پرداخت سود در تاریخی مشخص است، خرده فروش مربوطه باید هزینه های بهره خود را در بازه های حسابداری مشخص گزارش کند و آن را در بخش سود های قابل پرداخت بیاورد.
بانک مربوطه موظف است درآمد سود خود را در هر دوره حسابداری گزارش کند و همچنین گزارش سود های دریافتی خود را برای هر وامی که داده است به شکل مشخص و مرتب در این دوره های زمانی ثبت کند.
اسناد پرداختنی و بدهیهای طولانیمدت
اسناد پرداختنی نوعی بدهی کوتاهمدت شناخته میشود. از دیگر بدهیهای کوتاهمدت مؤسسه میتوان به هزینههایی از قبیل هزینههای دستمزد، مالیات بر درآمد تجارت و وامهای کوتاهمدت اشاره کرد. در مقابل، بدهیهای طولانیمدت عبارتند از پرداختیهای اقساط اجاره، مزایای بازنشستگی، اسناد پرداختنی و طیفی دیگر از بدهیهایی که طی دورهای طولانی بازپرداخت میشوند.
اسناد پرداختنی در برابر بدهیهای تجاری
گرچه برخی دو عبارت «اسناد پرداختنی» و «بدهیهای تجاری» را مترادف با هم میدانند، هر دو به مسایلی مشابه با اندکی تفاوت اشاره دارند. بدهیهای تجاری به مقدار پولی گفته میشود که شرکت به فروشندۀ خود در ازای کالاهای انبار بدهکار است، مثل مواد تأمینی یا کالاهای تجاری که بخشی از موجودی انبار تلقی میشوند. اسناد پرداختنی شامل تمامی بدهیها یا تعهدات کوتاهمدت است.
برای نمونه، اگر رستورانی به شرکت تولیدکنندۀ مواد غذایی و نوشیدنی مقداری پول بدهکار باشد، چون این اقلام جزو انبار محسوب میشوند، در نتیجه بخشی از بدهیهای تجاری تلقی میشوند. در این بین، تعهدات این رستوران به سایر شرکتها، نظیر شرکتی که لباس کارکنان رستوران را میشوید، در ستون اسناد پرداختنی لحاظ میشود. بعضی از روشهای حسابداری هر دوی این دستهبندیها را درون ستون اسناد پرداختنی مینویسند.
فرق بین اسناد پرداختنی با اوراق قابل پرداخت چیست؟
برای اهداف حسابداری، یادداشت پرداختی و اوراق قابل پرداخت مشابه هم هستند. بدین معنا که:
- هر دو تعهد های کتبی مبنی بر پرداخت سود و بازگشت هزینه اصلی دریافت شده در تاریخ های دقیقی از آینده هستند.
- هر دو به عنوان بدهی گزارش می شوند.
- سود به عنوان یک بدهی جاری در آن ها ثبت و تعیین می شود.
اگر اوراق و یا یادداشت ها دارای تاریخ پرداخت در بازه یک ساله باشند، هزینه مورد نظر به عنوان بدهی جاری ثبت می شود و در غیر این صورت، برچسب بدهی بلند مدت بر روی آن ها زده خواهد شد.